Chuẩn bị tốt giúp giáo viên giảm việc xử lý phát sinh trong ngày đi. Phần lớn thông tin quan trọng có thể chốt ngay từ lúc gửi yêu cầu chương trình.
Thông tin nên chuẩn bị khi liên hệ
Tên trường, người phụ trách, số điện thoại, cấp học, số học sinh, số giáo viên, ngày dự kiến, nhu cầu ăn uống, phương tiện và mục tiêu chuyến đi là bộ thông tin tối thiểu để tư vấn sát nhu cầu.
Chia nhóm và chọn hoạt động
Không phải hạng mục nào cũng cần đưa vào cùng một ngày. Nên chọn nhóm hoạt động chính, sau đó bổ sung hoạt động vận động hoặc tham quan để nhịp chương trình dễ theo dõi.
Xác nhận lại trước ngày đi
Nhà trường nên rà số lượng cuối, giờ đến, giờ về, thực đơn, hạng mục đã chọn và đầu mối liên hệ. Báo giá và hợp đồng cần khớp với chương trình đã thống nhất.